【楚有才專欄】會議人的尷尬


楚有才 MICE行業人士


不管你相信不相信,作為一個會議人,你難免會遇到以下這些尷尬。

尷尬之一,如果有人問你是做什么的,你回答起來就很尷尬。你如果回答自己是搞會議的,對方肯定是滿頭霧水。你如果說自己是做會議銷售的,對方也不明白你是做什么的。你如果說你是做會議服務的,人家腦海之中浮現的是端茶倒水的服務員。

尷尬之二,天天加班,面對家屬的質疑很尷尬。你的家人會問:“不就是邀請演講人,發發請帖么,如此簡單怎么需要天天加班呢?會議明天就開始了,不是一切準備就緒了嗎?怎么今天還要通宵達旦加班? 你又不出差,在同一個城市為什么要住酒店?我相信每個會議人的家屬都有這些疑問,作為一個會議人估計也是有口難辯啊。人家德勤、普華的人天天在加班忙的都是審計的大事兒,一說滿世界都懂,干嘛你做一個會議,連你的家人都不懂呢?

尷尬之三,做過的人都知道,一個會議的最大難點和痛點其實是貫穿整個會議周期,長達數個月甚至是數年的跟蹤與服務,因此會議的策劃與服務是一個時間消耗、人力密集型行業。但是絕大多數外行看到的只是會議期間的那幾天,因此運作會議的人的價值遠遠被低估了。然而,大多數甲方主辦方不買賬,他會反問:“我即便雇一個人專職做一個會議做一年也沒有你的服務費那么貴啊?”你怎么回答?

尷尬之四,有的甲方會問你,我也不需要你的專業服務,你就借我一個人過來上班吧,我付三倍的工資還不行嗎?這樣你不是可以有兩倍的利潤?當你答應這樣的需求的時候,我看你還不如去開勞務輸出公司。

以上種種尷尬,每個會議人都會遇到。那么我想其一,咱們的工作是否可以量化?比如,有誰明白一個會議議程需要至少一個月的針對各方面的調研,需要一對一地與演講人有七八輪甚至上十輪的溝通?有誰明白一個會議方案或預算從策劃到落實至少也有20個版本?有誰明白做一個國際學術會議需在半年內發送和回復數千封郵件?如果我們每一個會議服務的過程都可以量化,都有數據,那么是否更有說服力?

其二,究竟有多少工作可以標準化、流程化?我不相信每一件事情都需要重復和摸索,如果把每一個動作進行分解,通過標準化的手冊、表格、文檔進行規范,那么可以節省多少時間和精力呢?不瞞您說,我寫過數百篇發言稿, 其實每一篇我都存檔,需要的時候,我取長補短,只需稍作修改就可以了。

其三,專業服務的價值能否自證價值?律師可以根據能否打贏官司證明價值,維修師通過恢復機器的運轉證明能力。那么會議人的價值能通過何種效率的提高、風險的減少來證明呢?

我相信專業分工畢竟是大勢所趨,會議人不必尷尬,更不必妄自菲薄。

* 以上言論為作者本人觀點,不代表本刊立場