大型會議,如何操作?

程楠女士于2002年正式進入媒體行業,至今擁有10余年媒體從業經驗。程楠女士的媒體職業生涯始于生活· 讀書· 新知三聯書店旗下某財經媒體,三聯7年的鍛煉生涯使程楠女士充分接觸了雜志的各個環節,曾涉足流程、攝影、設計、編輯等多個崗位。程楠女士于2010年初加入MICE China,現任主編兼公司副總經理,主持公司(編輯部、行政、人事)的日常管理工作。2014年受聘為廈門理工學院文化產業學院兼職教授,并獲得德國會議專家及瑞典旅游專家等證書。

主持人程楠:自上世紀80年代中期至今,中國的會議產業經歷了迅猛的發展。當前,我國的會議產業正向大型化、專業化、國際化的方向邁進,在會議市場日益國際化的趨勢下,大型以及超大型會議將成為會獎業發展的重要形式。本期我們邀請了大型會議場地提供商以及大型會議的組織者,來共同探討PCO及企業在組織大型會議(5,000人規模以上)如何選目的地及場地,以及場地服務商可以為大型會議提供哪些增值服務。

劉海瑩先生現任國家會議中心總經理,在酒店和大型會議中心工作時間超過30年,在國際會議和展覽業領域擁有驕人的工作經驗和理論水平。受全國會展業標準化技術委員會的委托,劉海瑩先生牽頭研制的《會議分類和術語》國家標準已于2014年8月1日正式實施,這是國內會議業的第一個國家標準;劉海瑩先生合著有《會議中心的設計、運營與管理》、《會議業縱論》兩本著作。2013年12月,劉海瑩先生受國際會議專家聯盟(MPI)邀請,擔任MPI 中國大使;2014年10月, 劉海瑩先生被選為UFI(國際展覽業協會)理事。

場地方劉海瑩:隨著中國在世界經濟格局中的地位日益凸顯, 越來越多的國際用戶將其頂級會議活動安排在中國舉辦。在接待中我們感受到,除了硬件設施要有極高的專業度、現場服務能夠與國際接軌外,物流、搭建、環保等方面的精細化管理能力,正在成為高水準會展場館之間競爭的新領域。當然,城市綜合管理能力也是影響大型會議活動能否落地的重要考量因素之一。國家會議中心具有全產業鏈的業務架構,除了場地提供和會議、展覽、餐飲等相關現場服務之外,還能夠針對不同特點的客戶,提供高質量的定制化服務。用戶只需要提出基本需求,國家會議中心的項目經理就能為客戶量身打造專業性強、創意度高的整體化服務方案。

陳松鎮先生從事旅游工作30多年,高級導游。大學畢業后在中學擔任教師。1990年進入上海春秋國際旅行社,長期擔任亞太部經理、國際部副總經理兼國際業務總監等職務。2001年進入國旅集團上海有限公司,擔任商旅分公司總經理。他帶領的團隊不斷開拓,積極進取,與時俱進, 富有創意,為金融、醫藥、物流信息等世界500強企業提供各具特色的個性化策劃與服務,贏得了良好的口碑。在上海旅游界被譽為“老法師”。

PCO方陳松鎮:5,000人以上的MICE活動,選擇目的地的要素有三條:第一是政府的支持,第二是要有10,000平方米以上的場地,第三是具有相同品牌或級別的星級酒店能滿足5,000人的食宿要求。按常規,一般在一個城市舉辦3,000人以上的活動就必須提前幾個月向當地政府提出書面申請。而5,000人的MICE活動,如果沒有當地政府強有力支持與配合是萬萬不可能的。一般大型MICE活動場地的選擇,我們考慮的是場地面積、座位、燈光、舞臺、音響設備;團隊進出通道、防火安全通道、停車位等。而展覽館或體育館的有關管理人員素質及配合度最為關鍵,舞臺搭建、燈光調試、各種線路安排及電源很多時候都是在晚上進行的。離開了當地人員的有效配合與支持,很難想象能完成大型MICE互動的場地布置。

李颯女士是中國飯店業協會國家級星評員、中國旅游海外推廣中心顧問,于1997年至2010年, 擔任重慶JW萬豪酒店副總經理(業主代表),參與了酒店建設、籌備及運營的全過程。2011年至今,任重慶悅來國際會議中心總經理,主要負責會議中心及配套溫德姆酒店的運營管理。重慶悅來國際會議中心作為ICCA會員,目前已成功舉辦國際國內極具影響力盛會, 如:2014中國500強企業高峰論壇、渝洽會、世界越柬竂華商大會、第三屆國際新材料大會、糖酒會等。

場地方李颯:對于大型會議選址問題,首選一定是城市;其次就是交通的通達性、便捷性;三是會議場館硬件是否符合要求;四是客戶在選擇上會綜合考慮辦會成本以及目的地對接服務商。重慶悅來國際會議中心著力打造智慧化會議場館,利用APP串聯24項子系統,提供包含吃住行游購娛和會議的一體化便捷服務,用電子商務、大數據等智能智慧化應用,為來渝參展參會的客人提供便捷高效服務和增值的商業附加值。對于客戶來說,成功舉辦大型會議除了好的會議場館外,軟件上高效的服務是大型會議的保障。一切要以客戶體驗為中心,速度及效率是為客戶提供良好的會議體驗,保障大型會議成功的基礎。重慶悅來國際會議中心作為專業的會議場館,具有豐富的應對規模以上大型會議的成功經驗。

牛雁女士從2000年進入酒店行業,先后在五星級酒店擔任餐飲總監、副總經理等職務,2011年轉戰會議會展行業,帶領專業團隊僅花了4個月時間完成了會議中心從籌備到開業的工作,為全國會議產業展示最具現代化和專業化的會議中心而努力。牛雁女士在多年的業務實踐中,對酒店及會議市場情況有著自己獨特的理解及感悟,憑借著從未停歇的熱情和樂觀,及對市場敏銳的洞察能力,以高度精準的專業、良好和諧的溝通、堅毅的精神及強硬的工作作風帶領團隊克服行業低迷帶來的困境,并創造佳績。

場地方牛雁:過去,貴陽交通不便,全國各地到貴陽的航班和火車相對一線城市較少;高星級酒店發展滯后、數量不足,所以接待大型會議活動時解決幾千人的交通和住房安排比較吃力,如今以上的問題已經得到極大改善。而貴陽國際生態會議中心打造的“定制化會議方案”和“會議管家”則是吸引大型會議活動的關鍵:定制化會議方案在與會議組織者的前期溝通中,根據該會議的要求和預算量身定制出個性化的會議方案,使之會議效果達到甚至超出期望。會議管家從會議活動籌備初期就滲透到會議的各個細節,為會議組織者提供一站式會議服務,幫助快速解決問題同時實時提供更多專業建議,在活動進行時提供細致周到的服務保證會議的圓滿進行,為會務組創造高效率、高標準及精細周到的服務。

寶健(中國)有限公司1995年進入中國,是一家專業從事健康理念傳播及健康領域的產品研發、生產與銷售的大型港資高科技健康企業,擁有營養保健食品、美容護膚、日用護理和家居用品四大類別的近百種產品。作為國家高新技術企業、首都第一家直銷企業、首都第一家健康產業集團,寶健以“健康 成就人生價值”為宗旨,服務千萬消費者,并在全國建立千家網點,幫助10萬伙伴成功就業創業。以“十年走遍全世界”為目標,寶健已帶領14萬人次周游世界,體驗“努力工作,努力享受生活”的樂趣。

企業方寶健(中國):對于5,000人以上規模大型會議的場地選擇, 我們可以從軟硬件、其他需求等幾方面進行考量。而其中有幾個點可以供各位借鑒: 1)明確需求:在場地考慮上,一定先要了解場地方是否希望我們前來?這是一個供求方面的考慮,也是后期配合關系方面的一個基礎;2)風格搭配:根據會獎旅游的目的,結合旅游的城市,選擇搭配此次活動的場地。場地的風格、外觀、氛圍會直接影響到會議內容的有效促成;3)硬件考量:要考慮場地的硬件情況、能提供的軟性服務、以及附加設施等等,借助得到的場地信息與自己的會議需求,進行取舍;4)組織經歷及資源:我們還需要了解到場地方是否有承辦過大型會議的經驗, 是否有承辦過同行業會議的經驗。